En 2020, tous les rassemblements sont virtuels. Il n'en a pas été autrement pour la réunion technique mondiale « Réinventer le volontariat à l’appui du Programme 2030 ». Plus de 4 000 participants de 179 pays se sont réunis pour cette discussion en ligne en pleine pandémie mondiale de COVID-19.

Contributions énergisantes et vidéos inspirantes ont rempli les quatre jours de la #GTM2020, qui s’est déroulée du 13 au 16 juillet. De présentations d'experts en panels dynamiques, les participants se sont créé un parcours personnalisé d’échanges virtuels sur l'avenir du volontariat et se sont engagés à lancer un appel collectif à l'action en faveur du Programme de développement durable à l’horizon 2030.

Des milliers de personnes ont assisté à cet événement mondial dans le confort de leur foyer, via Zoom. Pour faire de cet événement une réalité, les Volontaires des Nations Unies n’ont pas hésité à faire appel à l’expertise du Centre. C’est ainsi un puzzle complexe, dont les pièces allaient des formateurs de haut niveau aux techniciens vidéo, en passant par les animateurs de webinaires et les experts en médias sociaux, qui s’est mis en place pour transformer les plateformes technologiques en un engagement centré sur l'homme.

Voici ce que cela a donné.

Nos équipes étaient physiquement éloignées, mais technologiquement unifiées. Une équipe de tournage en direct à Bonn, en Allemagne, était directement reliée aux opérations de coordination gérées à Turin, en Italie. Chacun des orateurs a été informé en temps réel de ses interventions, les six panels et les cinq sessions régionales en petits groupes ont été animés par des experts en formation afin d'impliquer des milliers de participants, et les six interprètes ont été synchronisés de manière cohérente tout au long de l'événement.

Étapes du succès:

• Adapter un programme complet en un événement mondial en ligne s’étendant sur plusieurs fuseaux horaires
• Mettre en place des formulaires d'inscription et des listes de participants en ligne
• Engager des journalistes professionnels pour introduire et animer les sessions
• Former un groupe d'animateurs et de modérateurs en ligne
• Créer des instructions visuelles pour encourager l'interaction avec le public
• Préparer et conditionner la documentation pour chaque session afin d'informer les participants

Un événement entièrement virtuel nécessite une équipe à la pointe de la technologie. L'équipe de production a joué un rôle actif avant, pendant et après l'événement. Le montage de discours préenregistrés et l'animation de vidéos d'information ont permis une coordination harmonieuse de la diffusion en direct. Un temps de réaction rapide et une diffusion axée sur les détails ont été les clés de la réalisation à distance d'un événement mondial de grande qualité.

Étapes du succès:

• Assurer la liaison avec la WebTV des Nations Unies pour permettre un accès mondial
• Coordonner les séances préenregistrées avec le streaming en direct
• Diversifier les formats vidéo attrayants pour les animations, les discours éclairs et les discours de type TED
• Rédiger des story-boards et monter le contenu de vidéos inspirantes
• Rationaliser le processus de création d'une vidéo récapitulative en temps réel

Conseil n°3: Travailler avec des créateurs et des rédacteurs spécialisés en médias sociaux innovants

Pour créer le buzz autour de l'événement, nous avons mis en place une campagne de médias sociaux pour encourager l'action collective. L'impact a été mondial. Le hashtag #volunteerSDGs a touché plus de 2,5 millions de personnes entre juin et juillet 2020. Les publications sur Facebook ont généré 10 647 engagements et 9 215 j'aime, et les publications sur Twitter ont suscité 21 659 engagements et 2 198 retweets. L'inscription et la participation ont été maximisées grâce à des messages et des messages médiatiques stratégiques.

Étapes du succès:

• Élaborer un plan de communication pour les messages clés et l'identité visuelle
• Lancer un communiqué de presse pour informer les médias sur l'événement
• Développer une stratégie et un calendrier pour les médias sociaux afin d'accroître l'engagement
• Collaborer avec les concepteurs et les rédacteurs pour faire des idées de présence médiatique une réalité
• Rédiger un billet de blog pour faire connaître l'événement
• Suivre et mesurer l'engagement des médias sociaux sur tous les canaux

Concevoir un rapport d'événement visuel pour partager l'impact